Como auditar el proceso de Nomina en tu empresa.

El proceso de nómina y control del pago de los empleados ha sido uno de los grandes retos de las pequeñas, medianas y grandes empresas. Verificar, controlar y monitorear que todo el proceso cumpla con la normatividad y legislación del país, ha sido indispensable para el Estado (DIAN) pero también para el Sector empresarial que requiere de reportes de Nomina que apoyen la toma de decisiones e implementación de estrategias de eficiencia del Talento Humano.

El buen control de los pagos de nómina y sus obligaciones permiten establecer una confianza entre los empleados, en tanto que se sientan remunerados ajustados a la Ley y los empresarios que desean garantizar el cumplimiento de las normas. Este será uno de los beneficios de la implementación de la Nomina Electrónica en Colombia.

Ya sea por medio de software, información digital o tablas de Excel bien elaboradas, el proceso de nomina debe cumplir con lo siguiente:

• Tenga actualizado constantemente el listado de personal actual y su salario. La lista de los empleados como también su salario, permite crear informes gerenciales, como también la visualización del Talento humano constante que le permite cumplir con la capacidad instalada Oferta/Servicio y la proyección de pagos por este concepto.

• Controle las personas que se retiran de la compañía y los nuevos integrantes del equipo. Conocer las fechas exactas de salida e ingreso del personal de la empresa, evita sobrecostos en los pagos de Aseguradoras de Riesgos Laborales ARL, por ejemplo.

• Conozca las fechas de programación y disfrute de vacaciones. El tiempo en que los empleados no labora en las instalaciones de la compañía es tiempo que no requiere pago de ARL. Las comisiones, bonos, prestamos a empleados debidamente legalizados. Establezca un proceso de bonificaciones, como también los descuentos por prestamos o demandas alimentarias. No permita que un olvido en el proceso documental y legalización de estos conceptos, se convierta en disputa ante el Ministerio de Trabajo.

• Solicite certificados de pagos ante las Entidades de Pensión y Cesantías. Algunos pagos generados a las entidades de administración de pensiones y/o cesantías no se causan oportunamente o son registradas como cuentas pendientes por identificar, esto podría ocasionar perdida de continuidad de sus empleados en los fondos que desconocen a quien aplicar dichos pagos.

• Los porcentajes de los parafiscales debidamente establecidos antes de construir las planillas de pagos en los diferentes operadores de nómina. Los aportes de SENA, ICBF, y Cajas de Compensación, dependen del tamaño de la empresa, numero de empleados y patrimonio. Descuidos en la actualización de la composición de la empresa, podría acarrear en Intereses o multas innecesarias para su empresa.

• Mantenga los contratos laborales actualizados y con sus “otro si” respectivos. Los cambios de funciones, aumentos salariales, cambios de horarios, y demás, son información valiosa para el reporte de nómina que liquida con base en los contratos. Garantice que en su empresa estos estén siempre actualizados y debidamente firmados.

• La nomina electrónica pretende disminuir los errores en la digitalización e información de las empresas, como también controlar los impuestos que deben pagar los empleados en el caso de la Retención en la Fuente. Una información actualizada y real a los acontecimientos de la empresa facilitará la implementación de la Nomina electrónica tan esperada en Colombia.