Como auditar el proceso de Cuentas por pagar?

El proceso de cuentas por pagar nace desde la necesidad o requerimiento de un servicio o producto indispensable para el cumplimiento del objeto social de la empresa, pero por que nos encontramos con inconvenientes para encontrar el proveedor adecuado, los precios adecuados y que los tiempos de respuesta sean tan eficientes que se logre cumplir con los objetivos y el ciclo del pago sin traumatismos dentro de la Institución?.

La implementación de una política de compras alineada a la estrategia y los objetivos del negocio, la creación de un comité de compras donde se logre identificar las cantidades ideales y en los tiempos precisos de los requerimientos, como también, encontrar cual es el proveedor de servicio adecuado, que cumplen con tiempos, calidad, eficiencia, y hasta en el precio que estamos dispuestos a pagar por lo recibido, y todo ello se resume en la construcción de un Listado de Maestro de Proveedores, donde se incluyen los proveedores de servicios o productos que cumplan con lo mencionado.

Al final del proceso, el Departamento de Tesorería contará con la información de las facturas pendientes de pago, autorizadas y avaladas por la Gerencia, además incluidas en un presupuesto, y en un análisis previo con el Flujo de Caja del periodo.

Temas a tener presente en el momento de la revisión del proceso de cuentas por pagar:

• Revise la existencia de los Contratos con proveedores de producto y servicios.

• Construya, si es pertinente, un listado de Maestro de proveedores con clasificación.

• Revise si existe una Política de compras (requisición y necesidad) y su cumplimiento por los que intervienen en el proceso.

• Consolide en un informe las cantidades de insumo y materiales, tiempos de despacho, precios, inventarios mínimos y máximos ideales, acordes a las necesidades de la empresa para cumplir con el objetivo del mes.

• Revise que los saldos de los proveedores sean razonables y las cantidades compradas estén acordes con las necesidades de la empresa.

• Revise que exista una correlación entre el pedido, la mercancía o producto recibido y el importe recibido (requisición Vs cantidad recibida Vs cantidad facturada).

• Verifique la existente de la autorización correspondiente para cada ítem de la factura de compra.

• Compruebe que los saldos de pasivo no estén infravalorados y estén descritos y clasificados correctamente en los Estados Financieros.

• Verifique que los pagos a proveedores estén adecuadamente autorizados.

Es importante comprobar con los proveedores que los saldos pendientes corresponden a deudas reales de la empresa, como también validar la antigüedad de las mismas.

El control y monitoreo del ciclo de cuentas por pagar le permitirá contar con proveedores dispuestos a prestar un mejor servicio, la existencia de inventarios adecuados, pagos oportunos y sobre todo información indispensable para elaborar y ejecutar un flujo de caja que apoya las decisiones de la Gerencia.